Lineamientos de Resguardo

Todos los vehículos proporcionados por CORDINA a su personal contratado, son de uso exclusivo para el desempeño y desarrollo de las funciones asignadas, los vehículos se designan a personal y a una obra específica, para brindar atención a las necesidades de las mismas, razón por la que no pueden ser utilizados para asuntos que no estén relacionados con actividades laborales.

Tampoco, podrán estar ubicados en otra obra que no sea la designada a menos que se cuente con la previa autorización del Gerente que corresponda y se tenga actualizado el Resguardo respectivo, la función de los vehículos será facilitar los traslados al personal asignado dentro y fuera de las obras, para lo cual, se deberá dar estricto cumplimiento a lo siguiente:

Cada vehículo proporcionado por CORDINA, cuya entrega se realice en oficinas centrales, contará con la presencia del Responsable del Control Vehicular o Coordinador de obra, debiendo tener previa autorización del Gerente que corresponda, según la obra que se trate y la entrega se efectuará mediante el registro del formato denominado Resguardo, en el cual se especificarán las condiciones físico-mecánicas, detectables y visibles en las que se encuentre el vehículo (interiores, limpieza, tablero, kilometraje, vestiduras, tapetes, llanta de refacción, extinguidor y herramientas necesarias; en exteriores, luces, rayones, golpes, llantas, seguro del vehículo, tarjeta de circulación, verificación vehicular, entre otros), así como aquellas que por su naturaleza se considere que deban ser descritas y registradas, lo anterior deberá ser mostrado en el reporte fotográfico adjunto al formato de Resguardo; dichas observaciones deberán ser constatadas en el mismo momento por quien reciba el vehículo, el formato se firmará en dos tantos, participando el Responsable del Control de Vehículos y el Responsable del Resguardo, cada uno tendrá un juego para su archivo.

El Responsable del Resguardo y Coordinador de Obra, deberán asegurarse que los vehículos proporcionados por CORDINA, sean estrictamente utilizados para las funciones asignadas y localizadas físicamente en el área y lugar de labores que correspondan, dando un óptimo uso, cuidado y limpieza, durante todo el tiempo que se encuentren bajo su resguardo y una vez que concluya su actividad, queda obligado a realizar la devolución del mismo en óptimas condiciones físicas y de operación a las que fue recibido, en el caso de que se presenten daños en el interior o exterior del vehículo, a causa de descuido, negligencia o intencionalmente, los costos que resulten de la reparación, reposición o deducibles, serán aplicados en la nómina del Responsable del Resguardo.

Así también, el Responsable del Resguardo, queda obligado a informar oportunamente al Responsable del Control de Vehículos, Coordinador de Obra y al Gerente que corresponda, sobre cualquier tipo de fallas, daños y/o accidentes que causen detrimento al vehículo bajo su Resguardo, la notificación se hará mediante correo electrónico, enviando un informe que describa los detalles de los acontecimientos que provocaron el daño y un reporte fotográfico que muestre las condiciones actuales. Al igual que será responsable del pago de las multas que se generen por incumplimientos al Reglamento de Tránsito.

Si el origen de las causas, fueron provocadas por fallas o desgaste natural de las piezas o componentes de los Bienes entregados, los gastos de reparación o sustitución correrán a través de las cajas chicas, a fin de solucionar lo más rápido posible el problema; sin embargo, los vehículos deberán presentarse a sus revisiones de mantenimiento reglamentario el cual será indicado por el Responsable de la Entrega y quedando establecido en el documento de resguardo, el Responsable del Resguardo, también estará pendiente de las fechas de servicio y verificación para poder coordinar el traslado del auto, en su caso.

En caso de accidentes, el conductor involucrado, está obligado a dar aviso al Seguro a través de la póliza otorgada por la empresa, a fin de que se realice la evaluación y determinen responsabilidades, independientemente de si el conductor al momento del percance fue el Responsable del Resguardo o no, igualmente se notificará al Coordinador de la Obra, al Responsable del Control de Vehículos y Gerente que corresponda, a fin de informar y llevar el adecuado control de siniestros.

Una vez concluida la evaluación por parte del agente del seguro, se determina la responsabilidad del conductor del vehículo de CORDINA (propio o rentado), dicho conductor pagará los deducibles generados, así como las multas o reparaciones de los daños causados a terceros y/o infraestructura; en dichos casos CORDINA no asumirá responsabilidad alguna, la autorización del uso de los vehículos en campo será una responsabilidad compartida del Coordinador de la Obra y del Responsable del Resguardo.

En caso de robo, el Responsable del Resguardo, deberá acudir con la autoridad competente de la localidad en la que se encuentre, para denunciar el hecho y formalizar el Acta correspondiente, la cual servirá como soporte documental para las gestiones que deban efectuarse para solicitar el reclamo del Bien, lo cual también deberá ser oportunamente notificado vía correo institucional anexando la documentación soporte al Responsable del Control de Vehículos, Coordinador de obra y Gerencia, además deberá dar seguimiento y continuidad al proceso, hasta llegar al término del mismo o reposición del Bien.

El Coordinador de Obra, como máxima autoridad en campo será el responsable de notificar a oficinas centrales, y al Gerente, sobre cambios de obra de su personal que haya sido nombrado como Responsable del Resguardo de Vehículos, así como el movimiento de vehículos a otras obras, a efecto de que en todo momento se mantengan actualizados los formatos de Resguardos, en estos casos el Responsable del Resguardo será el Coordinador de Obra o sus apoyos que correspondan, ya que deberán constatar las condiciones en las que se entrega y recibe el vehículo, de no tener defectos y estar de acuerdo el nuevo Responsable del Resguardo (quien recibirá el vehículo en la nueva obra), se notificará a los Gerentes y al Responsable del Control de Vehículos en oficinas centrales, para su conocimiento y enviará el Resguardo actualizado, para su control, seguimiento y resguardo.

En caso de ausencia temporal del Responsable del Resguardo de algún Vehículo, este deberá de entregar el vehículo, tarjeta de gasolina y Tag al colaborador autorizado por el Gerente o Coordinador designado; queda prohibido utilizar los vehículos fuera de los horarios laborales, salvo aquellos casos que cuenten con una autorización del Gerente o Coordinador que corresponda.

Los Coordinadores de Obra, de ninguna manera, podrán ser omisos a dicho seguimiento y actualizaciones correspondientes, ya que al momento de que los Bienes pasen a otra Obra, por necesidades operativas, también lo hará la responsabilidad del control al nuevo Coordinador, por lo que es importante dejar establecido en el mismo formato las condiciones físicas y mecánicas en las que se entrega el Bien, especificando y notificando a oficinas centrales sobre los daños o desperfectos que tengan, ya que de no hacer dicho proceso y especificaciones, en cuanto los daños sean detectados, los costos que resulten de la reparación o reposición, serán aplicados en la nómina del Coordinador de Obra, los apoyos designados y del último Responsable del Resguardo.

RESTRICCIONES DE USO

La formalización y actualización de los formatos de “Resguardos de Bienes y Vehículos”, es de carácter obligatorio para el personal contratado por CORDINA.

Los traslados deberán realizarse dentro de la zona de la obra y fuera de ella para cubrir los traslados de la vivienda a la misma, siempre dentro del Municipio o localidad en la que ésta se encuentre.

Para realizar mayores distancias, fuera de la zona de la obra, deberá de contar con autorización del Coordinador de Obra y Gerencia.

Todos los cambios de Resguardo, deberán contar con la autorización del Gerente que corresponda y Coordinador de Obra, haciendo del conocimiento del Responsable del Control de Vehículos de oficinas centrales, como parte del seguimiento y estricto cumplimiento al proceso interno.

Las solicitudes de pago de gasolina, se efectuarán previa entrega y revisión de las bitácoras control de gasolina, documento que llevará el control de kilometrajes recorridos en cada mes, tomando como indicador el último registro del odómetro del vehículo, comparado contra la nueva lectura, para determinar el total de kilómetros recorridos, con base a lo anterior se justificará el consumo de gasolina. En los casos que por necesidades de obra o por indicaciones de un superior, se tengan hayan realizado recorridos mayores a los normalmente registrados, se deberán aclarar las razones al Coordinador de Obra y Gerente que corresponda, a fin de que autoricen el importe para incremento de gasolina, o en su caso el Reembolso.

Las solicitudes mensuales de gasolina, deberán presentarse acompañadas de las Bitácoras de Control de Gasolina a la Gerencia que corresponda los días 15 y 25 de cada mes, para su revisión y autorización, en su caso; dicha integración es de suma importancia, ya que de no estar completa o presentar alguna alteración, será devuelta solicitando las aclaraciones o ajustes que correspondan; lo anterior será indispensable, para continuar con la gestión y liberación de recursos.

Los consumos de gasolina adicionales a los autorizados en la tarjeta Ticket Card, deberán contar con la autorización del Gerente que corresponda y la justificación correspondiente por escrito, así como el registro de la Bitácora correspondiente, que soporte el gasto adicional.

Las solicitudes de mantenimiento de vehículos, serán elaboradas e integradas por el Responsable del Resguardo, indicando la situación del requerimiento y dirigidas al responsable del Control Vehicular en oficinas centrales, haciendo del conocimiento al Coordinador de Obra y Gerente que corresponda, la forma en la que se podrán otorgar los recursos, podrá ser como se indica a continuación:

Cuando se trate de importes de hasta $4,000 (Cuatro mil pesos 00/100 M.N.), el pago se gestionará a través de Caja Chica del proyecto en oficinas centrales, por lo que en la solicitud deberán adjuntar como mínimo 1 cotización (costos razonables) y el formato de solicitud de mantenimiento debidamente integrada, para su revisión y en su caso, aprobación, con la previa autorización del Gerente que corresponda.
Cuando se trate de importes de más de $4,000 (Cuatro mil pesos 00/100 M.N.), además de entregar como mínimo 2 cotizaciones (costos razonables) y el formato de solicitud de mantenimiento debidamente integrada, deberán de enviar la constancia de situación fiscal y opinión de cumplimiento de la persona física o moral de la cotización proporcionada, debidamente actualizada al mes de los corrientes, así como los datos de la cuenta bancaria, para la emisión de cheque que corresponda, con la previa autorización del Gerente que corresponda.

ANEXO A LOS LINEAMIENTOS DE CONTROL VEHICULAR: CUIDADO PREVENTIVO

Respetar las normas y reglas en materia vial, ayudan a evitar accidentes y tragedias lamentables, es por ello que se reiteran algunas de las recomendaciones más básicas pero esenciales en manejo de vehículos:

Respeta los límites de velocidad, señales, normas y reglamentos de tránsito locales.
No exceder el límite de capacidad de pasajeros que corresponda a cada vehículo.
No consumir alcohol o drogas si vas a conducir; conducir bajo los efectos de estas sustancias, disminuye las capacidades visuales, sensoriales, velocidad de reacción y ponen en peligro tu vida y la de otros conductores o peatones.
Utiliza el cinturón de seguridad en todo momento y asegúrate de que todos los pasajeros también lo hagan, recuerda que el conductor de un vehículo es responsable de la seguridad del resto de los pasajeros.
En lo posible, no manejar cansado; si sientes fatiga, detente en un lugar seguro y descansa antes de continuar.
Maneja con especial precaución en climas adversos, con lluvia, granizo o niebla.
Toma siempre tu distancia con otros vehículos, evitarás colisiones en caso de frenado repentino.
Conduce con prudencia y evita el exceso de velocidad.
Evita el uso del celular, comer o beber mientras conduces, ya que la distracción aumenta el riesgo de accidentes.
Realiza inspecciones regulares del vehículo antes de cada viaje para asegurarte de que esté en condiciones óptimas de funcionamiento.
Verifica los frenos, luces, neumáticos y niveles de fluidos.
Mantén tu licencia de conducir actualizada y asegúrate de tener todos los documentos necesarios en orden antes de iniciar cualquier viaje.

Los puntos antes mencionados, son obligatorios para TODO el personal que tenga conferida la responsabilidad del manejo de cualquier unidad vehicular de CORDINA.

Si un trabajador es responsable de algún percance o accidente vehicular y se demuestra que se encontraba alcoholizado o alterado por el uso de alguna droga, será acreedor a la destitución inmediata de la empresa y responderá por todos los daños y costos generados.

Si un trabajador es responsable de algún percance o accidente vehicular y se demuestra que utilizó indebidamente el vehículo, para acudir o atender temas personales, sin contar con autorización de alguna autoridad de la obra, podrá ser acreedor a la destitución inmediata de la empresa por abuso de confianza ante CORDINA y, además, deberá responder por todos los daños y costos generados.

Así también, si se presenta algún percance o accidente por descuido o negligencia del conductor y este hecho le es acreditado, será acreedor a la formalización de un acta administrativa, que obrará en el expediente respectivo del personal en la empresa y en caso de reincidencia, se dará la rescisión de su contrato laboral y responderá por todos los daños y costos generados.

El encargado del resguardo está en la obligación de informar de manera inmediata cualquier fallo, daño o accidente que afecte la integridad del vehículo bajo su custodia. Esta comunicación se realizará vía telefónica al Responsable del Área de Control Vehicular en oficinas centrales y posteriormente, deberá emitir a través de correo electrónico, un informe detallando los sucesos ocurridos, independiente mente a la realizada con el representante del seguro.

En caso de no informar al Área de Control Vehicular en oficinas centrales de CORDINA, el conductor será responsable de cubrir TODOS los gastos relacionados con el accidente y se formalizará el Acta Administrativa correspondiente.

"En CORDINA, cada kilómetro seguro representa la seguridad del equipo humano que lo conforma, conduce con cuidado y responsabilidad, tu bienestar y el de tus compañeros están en tus manos".

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Bien: Propiedad que forma parte del patrimonio de CORDINA, es decir insumos, equipos, vehículos y/o artículos diversos.

Bien mueble: Insumos, equipos de apoyo en oficinas, informáticos, digitales, vehículos y/o artículos diversos que pueden ser portables y trasladables de un lugar específico a otro, pueden ser propiedad de CORDINA o Arrendados.

Resguardo: Documento mediante el cual el propietario (CORDINA) designa algún Bien Mueble e Inmueble al responsable del resguardo (personal contratado), a efectos de que desarrolle las actividades laborales encomendadas y objeto de su contratación, ya sea en campo u oficinas centrales.

Dichos Bienes, además de servir como herramienta y apoyo para el desempeño de funciones asignadas al personal contratado, pueden ser del patrimonio de CORDINA o arrendados.

Propietario: Coordinación Técnico Administrativa de Obras, S.A. de C.V. (CORDINA).

Responsable del Control de Vehículos: Persona contratada por CORDINA, ubicado físicamente en oficinas centrales, quien es el encargado de atender todos los temas relacionados con los vehículos (autos y camionetas) propios y arrendados, que dan servicio y atención a los compromisos contraídos como es la supervisión de obras dentro y fuera de la Ciudad de México; además de ser el responsable directo de dar seguimiento y mantener actualizados los archivos internos y Resguardos correspondientes.

Director de Obra: Máxima autoridad en campo designado por CORDINA, que tendrá bajo su cargo al personal humano, recursos materiales y bienes muebles o inmuebles, asignados por CORDINA a la Obra en la que se encuentren, por lo que será el responsable directo o a través de sus apoyos designados, quienes notifiquen a oficinas centrales, sobre rotaciones o cambios de obra de su personal, a efectos de que sean actualizados los formatos de Resguardo y a los Responsables del Resguardo, en tal caso notificará a los Gerentes y al Responsable del Control de Vehículos, para determinar las acciones que permitan mantener un estricto control en el seguimiento y cuidado de Bienes Muebles e Inmuebles de CORDINA.

Apoyos Administrativos de la Coordinación de Obra: Personal contratado por CORDINA, para desempeñar sus funciones en el sitio de una obra específica, formando parte de la plantilla de la misma, en tal caso, atenderá de manera directa las asignaciones que determine el Coordinador de Obra, asumiendo la responsabilidad de reportar el estado de avance y seguimiento de las tareas asignadas, a través de los reportes y formatos internos autorizados.

Responsable del Resguardo: Persona contratada por CORDINA, quién será el principal usuario del Bien entregado y lo utilizará para el desarrollo de actividades específicas, ya sea en campo u oficinas centrales y mientras esté bajo su cargo, cuidará que el Bien se conserve en buen estado físico, apariencia y funcionamiento, manteniendo en lo posible las condiciones originales en las que se encuentre el Bien al momento de la firma del Resguardo.

Responsable de la Entrega del Bien: Persona del equipo de CORDINA ubicado en oficinas centrales quién será el responsable de gestionar la compra en Oficinas Centrales y la entrega del Bien cuando se realice directamente en la Ciudad de México y en el Sitio de los trabajos, será el Coordinador de Obra o a quién este designe; en ambos casos, serán responsables de revisar y constatar las condiciones y estado físicos del Bien Mueble o Inmueble y lo entregará al personal designado para su utilización, ambos firmaran los formatos de Resguardo, uno en calidad de entrega y el otro como recibe.